Le règlement intérieur d'UNICEF France

Adopté par le conseil d’administration du 16 avril 2015 et par l’assemblée générale extraordinaire du 22 juin 2015, le règlement intérieur précise les règles de fonctionnement de l'UNICEF France.

PRÉAMBULE

Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer les modalités de fonctionnement interne de l’UNICEF France, et ce, conformément aux dispositions statutaires. Par conséquent, les règles contenues au sein du présent règlement intérieur ont pour vocation de préciser et de compléter les règles de portée générale prévues au sein des statuts (PDF) et de la charte éthique.

Le présent règlement intérieur pourra, par la suite, être modifié sans que cela entraîne une modification des statuts (conformément à l’article 43 des statuts).

CHAPITRE 1 - ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION

Article 1 : Adhésions

Les cotisations sont versées annuellement entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Le président du comité territorial valide la liste des adhérents de son territoire.
L’assemblée générale détermine chaque année le montant de la cotisation en tenant compte
des catégories suivantes :

  • Membres adhérents.
  • Membres adhérents jeunes de moins de 26 ans.
  • Membres adhérents bienfaiteurs : versement volontaire d’une cotisation.
  • Membres adhérents personnes morales : les personnes morales devront être agréées par le conseil d’administration de l’UNICEF France sur proposition du bureau national, adhérer aux valeurs, aux principes et aux objectifs de l'UNICEF, concourir à leur réalisation. Tout agrément pourra faire l’objet d’une révision à la date anniversaire du versement de la cotisation sur proposition du président du comité territorial de rattachement. Pourront être dispensés de cet agrément, les Villes Amies des Enfants, les Départements Amis des Enfants et toute personne morale ayant signé une convention avec l’UNICEF France.
  • Membres adhérents honoraires : par décision du conseil d’administration de l’UNICEF France, la qualité de membre honoraire est attribuée en considération des services éminents rendus à l’association. Ce membre est exonéré du paiement de la cotisation.

Article 2 : Radiation – Démission

La qualité de membre de l’UNICEF France se perd par la radiation, prononcée pour motifs graves :

  • après transmission, par le comité territorial de rattachement de ce membre d'un dossier au bureau de l’UNICEF France qui prononce la radiation.
  • dans l’hypothèse où ce membre serait un administrateur, le bureau de l’UNICEF France serait directement saisi.

Le membre intéressé est préalablement appelé à fournir, en personne ou par l’intermédiaire d’un conseil, toutes explications jugées utiles au bureau national. Jusqu'à l'issue du recours le membre est suspendu de l'association.

La radiation est prononcée par le conseil d’administration de l’UNICEF France sur proposition du secrétaire général ou du président de l’UNICEF France. L’intéressé a la possibilité de faire appel de la décision auprès de l’assemblée générale dans les quinze jours qui suivent la tenue du conseil d’administration.

Tout membre qui décide de ne plus faire partie de l’association UNICEF France peut démissionner :

  • si ce membre n’a pas de mandat électif, il adressera un courrier au président du comité territorial dont il dépend. Sa démission prendra effet un mois après réception du courrier.
  • si ce membre a un mandat électif, il adressera un courrier au président du comité territorial et au secrétaire général de l’UNICEF France. Sa démission prendra effet trois mois après réception du courrier. Dans ce cas, la démission sera présentée par le secrétaire général de l’UNICEF France au bureau national. Au cas où ce membre serait un président de comité territorial, il adressera un courrier directement au secrétaire général de l’UNICEF France.

Article 3 : Date limite de cotisation – Voix des comités territoriaux

Tous les membres qui composent ou assistent à l’assemblée générale (voir l’article 10 du présent règlement intérieur) doivent être à jour de leur cotisation au 31 décembre de l’année précédente.

Nombre de voix :

Le nombre de voix dont disposent les présidents des comités territoriaux, ou en cas d’empêchement leur représentant est proportionnel au nombre de membres de leur territoire à jour de leur cotisation au 31 décembre de l'année précédente.

Ce nombre est fixé comme suit :

  • 2 voix jusqu'à 100 membres
  • 3 voix de 101 à 200 membres
  • 4 voix de 201 à 300 membres
  • 5 voix de 301 à 400 membres
  • 6 voix de 401 membres et plus

Ces voix sont valables pour les questions portées à l'ordre du jour de l'assemblée général figurant sur la convocation à ladite assemblée et pour les élections des membres du conseil d’administration. Ces voix sont également valables pour une assemblée générale extraordinaire.

Article 4 : Candidatures au conseil d’administration

À l'exception des membres du personnel salarié dont la nomination est définie à l’article 15 des statuts, les candidats au conseil d'administration doivent constituer un dossier de candidature composé d’une lettre de motivation, d’un curriculum vitae et d’un extrait de casier judiciaire.

Le dossier doit être adressé au plus tard six semaines avant la date de l’assemblée générale à l’intention du secrétaire général.

Pour les candidats du collège « représentants des comités territoriaux » :

  • Leur candidature doit être agréée et présentée par le président du comité territorial qui rédigera une lettre de recommandation. Dans l’éventualité où le candidat serait un président de comité territorial, sa candidature devra être adressée directement au secrétaire général de l’UNICEF France et agréée par le bureau national. Un président territorial ne pourra présenter de candidature issue de son comité ou se présenter lui-même si ce territoire est déjà représenté au sein du conseil d’administration.

Pour les candidats du collège « personnalités qualifiées » :

  • Leur candidature doit être parrainée par trois membres du conseil d'administration et agréée par le bureau.

Quinze jours au moins avant la date de l’assemblée générale, la liste des candidats, accompagnée du curriculum vitae de chacun d'eux ainsi que de la lettre de motivation, est adressée aux comités territoriaux ainsi qu'aux membres de l'assemblée générale mentionnés à l'article 7 des statuts de l'association.

La liste des candidats déclarés, précisant pour chacun d’entre eux leur qualité de « représentant des comités territoriaux » ou de « personnalité qualifiée » sera soumise au vote à l’assemblée générale. Un document indiquant le nom et la qualité des administrateurs dont le mandat n’est pas expiré sera joint à cette liste.

Dans chacune des catégories, seront élus les candidats ayant obtenu le plus de voix dans le cadre défini à l’article 15 des statuts. En cas d’égalité entre deux candidats de la même catégorie, la préférence sera donnée au
membre le plus âgé de l’UNICEF France.

Article 5 : La charte de l'administrateur

Chaque membre du conseil d'administration signera après son élection la charte de l’administrateur ainsi qu’une attestation relative aux conventions réglementées en vertu de la réglementation en vigueur. Cette charte pourra être modifiée ou complétée par le conseil d'administration.

L'administrateur s'engage à respecter, garantir et soutenir les principes éthiques et de bonne gouvernance de l'UNICEF France précisés dans la charte éthique. En cas de non-respect avéré des principes éthiques et de bonne gouvernance, l'administrateur sera tenu de fournir toutes explications jugées utiles au conseil d'administration qui décidera si besoin est, en séance extraordinaire, de mettre à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale de l'UNICEF France le vote de son exclusion du conseil d'administration. Dans cette attente il sera suspendu de sa qualité d'administrateur.

Article 6 : Commissions

Des commissions temporaires ou permanentes, prévues à l’article 27 des statuts de l’association, peuvent êtres créées par le conseil d’administration sur proposition du président. Elles sont composées de douze personnes maximum et émettent des avis et des recommandations qui sont soumis au bureau national, à la demande du secrétaire général.

À l’issue de trois ans les commissions permanentes devront faire l’objet d’une demande de reconduction auprès du bureau national. Les présidents des commissions sont désignés par le bureau national en fonction de leur
compétence. Ils peuvent être choisis en dehors du conseil d'administration mais ils doivent être bénévoles et adhérents.

Les commissions, composées de bénévoles adhérents et de salariés peuvent faire appel, en tant que de besoin, à des personnalités extérieures à l'association, choisies en fonction de leur compétence. Chaque président soumet au bureau national, pour approbation, la liste des membres qu'il propose.

Chaque commission désigne son rapporteur. Le président prépare l'ordre du jour des réunions. Le rapporteur en établit le procès-verbal qui est communiqué aux membres de la commission et aux membres du bureau.

Le secrétaire général de l’UNICEF France coordonne l'activité des commissions.

Chaque année, il sera rendu compte à l’assemblée générale du nombre, de la composition et des travaux des commissions.

Article 7 : Comités

A - Comité d’Audit, de Gouvernance et d’Ethique :

Composition

Le comité est composé de huit membres dont le trésorier membre de droit et deux
administrateurs. Les membres sont désignés par le conseil d’administration sur proposition du bureau de
l’UNICEF France. Ils sont nommés pour un mandat de trois ans renouvelable deux fois. Le président du comité est obligatoirement un expert extérieur à l’UNICEF France.

Compétences

Comme précisé à l’article 25 des statuts, le rôle du comité consiste à émettre des recommandations et avis au bureau national et au conseil d’administration sur des sujets de contrôle interne ou externe, sur les comptes annuels et les budgets, les placements financiers, la gestion des risques et les sujets de gouvernance. Le comité est garant du respect de la charte éthique. Il sera informé de l’alerte éthique en cas de déclenchement de celle-ci et pourra également faire l’objet d’une saisine directe (voir la charte éthique annexée : paragraphe 4 code de
bonne conduite).

Réunions

La fréquence des réunions est au moins trimestrielle précédant d’une quinzaine de jours les réunions du conseil d’administration. Toute personne interne ou externe à l’UNICEF France peut être invitée par le président du
comité autant que de besoin suivant les sujets abordés.

Auto-saisine

En dehors des demandes du bureau de l’UNICEF France et du conseil d’administration le comité peut se saisir de sujets liés à sa mission.

Rapport

Le président du comité fait un rapport annuel de ses activités lors de l’assemblée générale.

CHAPITRE 2 - LES COMITÉS TERRITORIAUX

SECTION I – ASSEMBLEES PLENIERES :

Article 8 : Comités territoriaux – Élection des membres du bureau

Tout membre de l’association appelé à être élu doit jouir du plein exercice de ses droits civils.

Avant l’élection :

Pour être candidat à la présidence d’un comité territorial il faut :

  • Être adhérent à jour de sa cotisation au 31 décembre de l’année précédente.
  • Constituer un dossier de candidature composé d’une lettre de motivation, d’un curriculum vitae, d’un extrait de casier judiciaire, de la photocopie d’une pièce d’identité, de la liste des membres du bureau à élire.

La (ou les) candidature(s) à la présidence du comité territorial doit (vent) être adressée(s) au secrétaire général de l’UNICEF France au plus tard vingt et un jours avant l’assemblée plénière, être agréée(s) par le bureau national. La décision devra être signifiée par écrit au(x) candidat(s).

Pour être candidat au bureau d’un comité territorial, autre que président, il faut :

  • Être adhérent à jour de sa cotisation au 31 décembre de l’année précédente sauf dérogation exceptionnelle à valider par le secrétaire général de l’UNICEF France.
  • Constituer un dossier de candidature composé d’une lettre de motivation, d’un extrait de casier judiciaire, de la photocopie d’une pièce d’identité.
Après l’élection :

L’accréditation du président du comité territorial et du (ou des) délégué(s) nécessite la remise au président de l'UNICEF France par le président du comité territorial des résultats des votes, des lettres d’engagement signées après la tenue de l’assemblée plénière du comité territorial. Le président de l’UNICEF France doit pour sa part faire connaître sa décision d’accréditation au plus tard quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale de
l’UNICEF France.

Le président et le trésorier du comité territorial recevront une délégation de signature pour la gestion du compte du comité. À défaut d’accréditation ou en cas de vacance d’un membre élu pour quelque cause que ce soit, le secrétaire général de l’UNICEF France après agrément du bureau national peut proposer un membre adhérent du comité territorial jusqu’à la prochaine assemblée plénière.

Article 9 : Comités territoriaux – Assemblées plénières

Représentant de l’UNICEF France dans son territoire, le président s’engage à respecter les statuts, le règlement intérieur et la charte éthique, à souscrire aux valeurs de l’UNICEF et à son objet (préambule et article 1 des statuts) et à mettre en oeuvre les orientations approuvées en assemblée générale.

Il est également responsable du département (selon le découpage administratif au moment de l’entrée en vigueur des présents statuts) où siège son comité territorial. Le président d’un comité territorial est tenu de réunir une fois par an, en assemblée plénière, les adhérents à l’UNICEF France du territoire, et, à titre exceptionnel, les adhérents ne résidant pas sur le territoire mais ayant manifesté leur volonté d’être rattachés au comité dudit territoire. Il y convoquera également les représentants des associations, des collectivités territoriales et des autres personnes morales visées à l’article 3 des statuts, à raison d’un représentant pour chacune de ces personnes morales.

Un adhérent ne peut se voir confier que trois procurations maximum.

Au cours de cette assemblée plénière, le président présente et fait approuver le rapport financier, le rapport moral, le bilan d’activité, le budget et le plan d’actions pour l’année suivante.

Cette assemblée procède tous les trois ans à l’élection d’un bureau élu au scrutin secret de liste par les adhérents présents ou représentés. Ces élections se déroulent à un tour. En cas de vacance en cours de mandat, il sera procédé à une élection partielle lors de l’assemblée plénière suivante afin de compléter la liste des membres du bureau pour la durée du mandat restant à courir.

Le président du comité est le représentant officiel des adhérents du territoire à l’assemblée générale de l’UNICEF France suivant les règles définies à l’article 3 du règlement intérieur.

L’assemblée plénière du comité territorial désigne un suppléant parmi les membres du bureau du comité présents à l’assemblée générale pour représenter le comité territorial en cas d’empêchement de son président.

SECTION II – ASSEMBLEE GENERALE :

Article 10 : Comités territoriaux - Présence à l’assemblée générale

Au cours de la réunion annuelle d’assemblée plénière de leurs adhérents, au plus tard six semaines avant l’assemblée générale de l’UNICEF France, les comités territoriaux désignent des représentants pour assister à l’assemblée générale en sus des présidents et des délégués : trois membres maximum peuvent ainsi assister à l’assemblée générale de l’UNICEF France suivant la règle de un membre pour cent adhérents.

Article 11 : Comités territoriaux - Préparation de l’assemblée générale dans les comités territoriaux

Au plus tard quinze jours avant l’assemblée générale, les comités territoriaux devront être en possession de l’ensemble des documents nécessaires à la préparation de la partie statutaire de l’assemblée générale et notamment les documents concernant les votes. Les membres élus du comité territorial devront en effet se réunir pour formuler leurs recommandations et/ou instructions au président du comité territorial. Afin d’assurer la fluidité du fonctionnement du comité territorial, et en cas d’impossibilité pour les membres élus de se réunir, les recommandations et/ou instructions pourront être adressées par voie électronique.

SECTION III – FONCTIONNEMENT :

Article 12 : Comités territoriaux

Sous la responsabilité de leur président, les comités territoriaux représentent l’UNICEF France et assurent la bonne application des directives de l’UNICEF France. Ils sont tenus de participer et de développer les activités définies par le siège. Ils sont pleinement associés aux actions et aux objectifs et rendent compte de leurs activités. Ils sont également encouragés à prendre des initiatives territoriales en ligne avec la stratégie et les priorités de l’UNICEF France. Le président doit tout mettre en oeuvre pour protéger l’image et les intérêts de l’UNICEF France.

Il veillera à ce que soient coordonnés tous les groupes ou personnes exerçant une activité de collecte, de plaidoyer ou participant à un programme spécifique de l’UNICEF France. Il ne confiera des responsabilités qu’à des bénévoles membres adhérents de l’association. Le président impulse la politique sur son territoire conjointement avec les délégués et les autres membres de son bureau. Tous s’engagent à appuyer tous les bénévoles, et tout particulièrement, les jeunes dans le développement de leurs activités.

Tous les ans, les membres du bureau du comité territorial élaborent conjointement avec leurs délégués un budget et un plan d’actions qui sont transmis par le président au trésorier et au secrétaire général de l’UNICEF France.

A l’issue de l’assemblée plénière, les rapports financier, moral, le bilan d’activité, le budget prévisionnel et le plan d’actions pour l’année suivante sont obligatoirement transmis à l'UNICEF France.

Les comités territoriaux tiennent une comptabilité deniers et matières. Ces comptes - établis selon les normes types adoptées par le bureau de l'Unicef France - sont transmis à l’UNICEF France par les trésoriers des comités territoriaux au trésorier de l'UNICEF France selon une périodicité fixée par le bureau national.

Un seul compte bancaire sera ouvert par comité, sous l'intitulé "UNICEF France", auprès d'une banque désignée par le trésorier national - ces comptes ne peuvent être ouverts que par délégation expresse du président de l'UNICEF France.

L'emploi de personnel, quelle que soit la nature du contrat de travail, est subordonné à l'accord du bureau de l'UNICEF France et au respect strict des procédures en cours. L’occupation d’un local payant ou à titre gracieux est subordonnée à l’accord du bureau de l'UNICF France et au respect strict des procédures en cours.

Article 13 : Délégations

Les comités territoriaux peuvent proposer au bureau national de l’UNICEF France, après accord du secrétaire général, la création de délégations dont ils assument la responsabilité (une seule délégation par département, tel que défini à l’article 9 ci-dessus).

Sous la coordination du président du comité territorial, le délégué entouré d’une équipe de bénévoles conduit en toute transparence les actions. Les comptes, les projets des délégations et les résultats sont régulièrement communiqués au président du comité territorial de rattachement.

Le budget de la délégation est intégré au budget du comité territorial. Tout partenariat à caractère événementiel ou institutionnel devra faire l'objet d'une approbation par le président du comité territorial. Le délégué sera habilité à signer la convention type afférente.

Les délégations devront faire les démarches pour l'obtention de locaux gratuits ou de subventions permettant de couvrir la charge de la location. Elles devront également obtenir l’accord du président du comité territorial. Tout cas particulier devra être soumis au bureau de l'UNICEF France par l'intermédiaire du président du comité territorial concerné.

Article 14 : Antennes

Les spécificités d'un département (tel que défini à l’article 9 ci-dessus) pourront justifier la présence d'une ou plusieurs antennes. Toute création d'antenne devra faire l'objet d’une approbation du secrétaire général de l'UNICEF France.

Un responsable d'antenne sera nommé par le délégué après accord du président du comité territorial ou par ce dernier dans son propre département.

Les zones d'intervention des antennes sont définies en commun avec la délégation concernée et le comité territorial dont elle relève.

Le responsable d'antenne rendra compte au délégué dont il dépend.

La comptabilité de l'antenne est intégrée à celle de la délégation dont elle relève ainsi que
son budget.

Les antennes ne pourront occuper que des locaux mis gracieusement à leur disposition.

CHAPITRE 3 - CONVENTIONS - DÉLÉGATIONS DE SIGNATURES

Article 15 : Conventions – Délégations de signature

Conformément à l’article 23 des statuts, toute opération de partenariat, de produit-partage, de sponsoring ou de mécénat doit donner lieu à la rédaction d’une convention écrite soumise à la signature du président de l’UNICEF France ou de toute personne habilitée statutairement et bénéficiant d’une délégation expresse de signature à cet effet. Il en est de même pour toute autorisation d’exploitation des signes distinctifs de l’UNICEF (nom, marques, logotypes ou nom de domaine), qu’elle soit accordée à titre gracieux ou à titre onéreux.

Toute convention, entendue au sens de l’article 1101 du Code civil, doit être soumise à la signature du président de l’UNICEF France ou de toute personne habilitée statutairement et bénéficiant d’une délégation expresse de signature à cet effet.

Plus spécifiquement, les conventions de partenariat, les conventions de mise à disposition de locaux, les conventions de bail et toutes autres conventions nécessaires au bon fonctionnement des délégations, devront être formalisées conformément aux dispositions des conventions type validées par les services de l’UNICEF France. Dans ce cadre strict, chaque convention pourra être signée par le président des comités territoriaux et ce, en vertu d’une délégation de signature expresse à cet effet.

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